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Stockage de matériel événementiel, prêt à réexpédier

Stands, mobilier, PLV, écrans, accessoires : entre deux événements, votre matériel doit être stocké, retrouvé vite et réexpédié à la bonne adresse. Storely s’en charge et prépare vos kits pour la prochaine opération.

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Un matériel qui ne sert que par intermittence

L’événementiel fonctionne par pics : un salon, une convention, un lancement, puis plus rien pendant des semaines. Entre deux, tout ce matériel doit aller quelque part, sans monopoliser un local ni se dégrader.

Le stocker soi-même, c’est mobiliser de l’espace, risquer les casses et perdre du temps à recomposer les kits à chaque événement. Souvent, on rachète faute de retrouver ce qu’on avait déjà.

Le calendrier francilien accentue le phénomène. Les grands rendez-vous se concentrent sur deux saisons, au printemps et à l’automne, autour de Villepinte et de la Porte de Versailles. Le matériel dort donc plusieurs mois d’affilée, puis doit être disponible en quelques jours, exactement le profil qu’un local loué à l’année sert le plus mal.

Un matériel disponible au bon moment, au bon endroit

  • Collecte après l’événement

    On récupère le matériel sur site dès la fin de l’opération, partout en Île-de-France.

  • Inventaire visuel

    Chaque élément est photographié et référencé : vous voyez exactement ce dont vous disposez.

  • Préparation de kits

    Écrans, chaises, PLV, accessoires : on constitue les ensembles prêts à partir pour la prochaine opération.

  • Réexpédition ciblée

    On livre le matériel voulu à l’adresse et à la date de votre prochain événement.

  • Manipulation soignée

    Emballage et manutention adaptés au matériel fragile ou volumineux.

  • Volume à la carte

    Vous ne payez que ce que vous stockez réellement, sans local loué à l’année.

De la collecte à la restitution, en 4 étapes

  1. 1

    Collecte sur site

  2. 2

    Inventaire digitalisé

  3. 3

    Stockage sécurisé

  4. 4

    Restitution à la demande

Conditionnement : ce que chaque type de matériel exige

La casse en événementiel ne se produit presque jamais pendant l’événement : elle se produit entre deux, au démontage, dans le camion ou en réserve. Voici les contraintes propres à chaque famille de matériel.

Matériel Risque principal Conditionnement
Écrans et moniteurs Choc sur la dalle, pression sur la surface Caisse ou housse rigide, stockage debout, jamais à plat sous une charge
Structures aluminium, gril et pieds Torsion, rayure, perte de visserie Sanglage par ensemble complet, visserie conditionnée à part et référencée
PLV, kakémonos, roll-ups Pli et marquage définitif du textile ou du vinyle Enroulé sur mandrin dans son étui d’origine, stocké debout
Mobilier de stand Rayure des surfaces laquées Protection individuelle, démontage des piètements
Textiles, nappes, moquettes Humidité, odeur, pli marqué Housse respirante, hors sol, à l’abri des écarts d’humidité
Signalétique rigide et panneaux Éclat sur les angles Stockage vertical avec intercalaires entre les panneaux
Consommables et goodies Perte de traçabilité des quantités Cartons référencés à l’unité, quantité mise à jour à chaque sortie

Ces contraintes déterminent le conditionnement appliqué à la collecte. Signalez-nous les pièces à forte valeur ou fragiles au moment du devis : elles font l’objet d’un traitement spécifique.

Le vrai coût d’un matériel qu’on ne retrouve pas

Le poste de dépense le plus lourd en événementiel n’est pas le stockage : c’est le rachat. Quand un kit est incomplet à trois jours d’un salon, personne ne cherche, on recommande en express, souvent au prix fort et en livraison urgente.

Ce réflexe est rationnel dans l’instant et ruineux à l’échelle de l’année. Une équipe qui enchaîne cinq ou six opérations peut racheter plusieurs fois les mêmes éléments de signalétique ou de mobilier, simplement parce que l’état du stock n’est pas connu au moment de la décision.

L’inventaire photographié coupe court à cette dérive. Avant chaque opération, vous voyez ce qui existe, dans quel état et en quelle quantité. La commande ne porte plus que sur ce qui manque réellement.

Préparer un kit plutôt que sortir un stock

Un événement ne mobilise jamais l’intégralité de votre matériel. Sortir tout le stock pour n’en utiliser qu’une partie, c’est payer un transport inutile et multiplier les manipulations, donc les risques de casse.

Le fonctionnement par panier répond à cela : vous sélectionnez dans votre inventaire les seules références nécessaires à l’opération, et nous constituons l’envoi correspondant. Le reste ne bouge pas de son emplacement.

La livraison peut se faire directement sur le lieu de l’événement, à la date et au créneau que vous indiquez. C’est souvent ce qui simplifie le plus la logistique d’une équipe marketing : le matériel arrive monté sur le lieu du salon, sans transit par les bureaux.

Cas d’usage

Un kit de stand reconstitué en un envoi

Une équipe marketing enchaîne les salons. Après chaque édition, Storely collecte le stand, les écrans et la PLV, les inventorie et les stocke. Avant l’événement suivant, le kit complet est réexpédié sur le lieu du salon, prêt à monter.

Vos questions

Pouvez-vous livrer directement sur le lieu de l’événement ?

Oui. La réexpédition se fait à l’adresse et à la date de votre choix en Île-de-France, y compris directement sur le lieu de l’opération.

Gérez-vous le matériel fragile ?

Le matériel est emballé et manipulé par des équipes formées. Les contraintes spécifiques se précisent au devis.

Puis-je réutiliser une partie seulement du stock ?

Oui. Vous composez un panier avec les éléments nécessaires à l’événement et laissez le reste en stock.

Collectez-vous directement à la fin d’un salon ?

Oui. C’est même le moment le plus pertinent : le matériel repart du lieu de l’événement vers le dépôt, sans transit par vos bureaux. Les créneaux de démontage des grands parcs d’exposition étant contraints, il faut nous prévenir en amont pour réserver l’intervention.

Combien de temps avant l’événement faut-il commander la réexpédition ?

Plus la demande est anticipée, plus le créneau de livraison est facile à garantir, ce qui compte quand un salon impose des horaires de montage stricts. Indiquez-nous la date et le lieu dès qu’ils sont connus, quitte à ajuster le contenu du panier ensuite.

Pouvez-vous expédier vers un salon à l’étranger ?

Oui. Le stockage et les réexpéditions courantes se font en Île-de-France, mais nous gérons aussi les expéditions partout en Europe, un stand qui doit rejoindre Milan, Francfort ou Barcelone part directement du dépôt. Prévenez-nous dès que la date et le lieu sont connus : les délais se calent selon la destination.

Suivez-vous les quantités de consommables ?

Chaque référence porte une quantité, mise à jour à chaque sortie. Vous voyez donc fondre votre stock de goodies ou de brochures au fil des opérations, et vous savez avant de partir s’il faut réapprovisionner, plutôt que de le découvrir sur place.

Autres besoins de stockage

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