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Stockage d’archives d’entreprise, tracé et restituable

Vos dossiers, registres et documents encombrent des placards entiers, mais vous ne pouvez pas les détruire. Storely les sort de vos locaux, les référence et vous les rapporte à la demande, sans perte de traçabilité.

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Des archives à conserver, mais pas à garder sous la main

Certaines pièces doivent être conservées des années pour des raisons légales ou comptables, tout en n’étant consultées qu’exceptionnellement. Les laisser dans vos bureaux, c’est immobiliser des mètres carrés utiles.

Le calcul est vite fait : à Paris, un mètre carré de bureau coûte plusieurs centaines d’euros par an. Une pièce d’archives de 12 m² représente donc une charge annuelle importante, occupée par des cartons que personne n’ouvre. C’est de la surface payée au prix du bureau pour un usage d’entrepôt.

Le risque d’un stockage improvisé, c’est de ne plus rien retrouver : cartons non identifiés, empilés au sous-sol, sans inventaire. Le jour où un contrôle fiscal, un contentieux prud’homal ou un audit réclame une pièce précise, la recherche vire au casse-tête, et l’incapacité à produire un document se retourne contre l’entreprise.

Des archives externalisées mais toujours accessibles

  • Collecte des cartons

    Nous récupérons vos boîtes et dossiers directement dans vos locaux, sans que vous ayez à les transporter.

  • Référencement

    Chaque carton est identifié et inventorié : vous savez ce qui est stocké et où.

  • Stockage sécurisé

    Vos archives sont entreposées dans des dépôts fermés, à l’abri et sous accès contrôlé.

  • Restitution à la demande

    Besoin d’un dossier ? Vous le demandez depuis l’interface et on vous le rapporte.

  • Gain de surface immédiat

    Vos placards et sous-sols se libèrent au profit d’espaces réellement utiles.

  • Volume ajustable

    Vous ajoutez de nouveaux cartons ou récupérez définitivement ce qui n’a plus à être conservé.

De la collecte à la restitution, en 4 étapes

  1. 1

    Collecte sur site

  2. 2

    Inventaire digitalisé

  3. 3

    Stockage sécurisé

  4. 4

    Restitution à la demande

Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

C’est la question qui précède toute décision d’archivage : inutile d’externaliser ce que vous pouvez détruire, risqué de détruire ce que vous devez produire. Voici les principales durées légales applicables aux entreprises.

Type de document Durée de conservation Référence
Livres et registres comptables, pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande et de livraison) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice Code de commerce, art. L123-22
Comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe 10 ans Code de commerce, art. L123-22
Contrats commerciaux, correspondance commerciale 5 ans (10 ans si conclus par voie électronique au-delà de 120 €) Code de commerce / Code de la consommation
Déclarations fiscales et pièces justificatives (impôt sur les sociétés, TVA, CFE) 6 ans Livre des procédures fiscales, art. L102 B
Bulletins de paie (double employeur), contrats de travail, soldes de tout compte 5 ans Code du travail, art. L3243-4
Registre unique du personnel 5 ans à compter du départ du salarié Code du travail, art. L1221-16
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Code de la sécurité sociale
Relevés bancaires, talons de chèques 5 ans Code de commerce
Polices d’assurance 2 ans à compter de la résiliation Code des assurances, art. L114-1
Statuts de société 5 ans à compter de la perte de la personnalité morale Code de commerce

Ces durées sont indiquées à titre informatif et correspondent aux délais les plus courants ; des règles particulières s’appliquent à certains secteurs et à certains documents (dossiers médicaux, expositions professionnelles, marchés publics). Vérifiez auprès de votre expert-comptable ou de votre conseil juridique avant toute destruction.

Archivage et RGPD : conserver n’est pas garder indéfiniment

Le RGPD impose de définir une durée de conservation pour chaque catégorie de données personnelles, et de ne pas les garder au-delà. Un carton de dossiers du personnel oublié depuis quinze ans dans un sous-sol n’est pas seulement encombrant : il constitue un manquement.

L’externalisation aide précisément sur ce point. Parce que chaque carton est référencé et daté à la collecte, vous savez ce que vous détenez et depuis quand. Vous pouvez donc décider en connaissance de cause de ce qui doit être conservé et de ce qui doit sortir, au lieu de tout garder par défaut, faute de savoir ce qu’il y a dans la pile.

Vous restez responsable de traitement ; Storely intervient comme prestataire de stockage physique. La relation est encadrée contractuellement, et vos archives ne sont accessibles qu’aux équipes Storely, jamais à d’autres clients.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Notre métier est le stockage physique tracé : nous collectons, référençons, conservons et restituons. Chaque carton entre dans votre inventaire en ligne avec sa référence, et en ressort sur votre demande.

Nous ne sommes pas un prestataire d’archivage à valeur probante : nous ne proposons pas de numérisation systématique, ni de coffre-fort électronique, ni de certification NF Z42-013. Si votre besoin relève de la dématérialisation réglementaire, un spécialiste de l’archivage électronique sera plus pertinent, dites-le-nous, nous vous le dirons franchement.

En revanche, si votre problème est que vos archives papier occupent une pièce entière dont vous avez besoin, et que vous voulez pouvoir récupérer un dossier en quelques jours, c’est exactement ce pour quoi Storely est conçu.

Cas d’usage

Un sous-sol libéré sans perdre l’historique

Un cabinet doit conserver des dossiers clients sur plusieurs années. Il confie l’ensemble à Storely, carton par carton. Le sous-sol redevient exploitable, et lorsqu’un dossier ancien est réclamé, il est localisé et livré en quelques jours.

Vos questions

Proposez-vous de la numérisation de documents ?

Notre cœur de métier est le stockage physique tracé avec inventaire et restitution. Les besoins spécifiques de numérisation se discutent au cas par cas.

Comment retrouve-t-on un carton précis ?

Chaque carton est référencé à la collecte. Vous le retrouvez dans votre inventaire en ligne et en demandez la restitution en un clic.

Mes archives sont-elles en sécurité ?

Elles sont stockées dans des dépôts fermés à accès réservé aux équipes Storely, et couvertes pendant transport et entreposage.

Faut-il conditionner les documents avant la collecte ?

Non. Vous pouvez nous confier vos dossiers tels qu’ils sont ; nos équipes se chargent du conditionnement et de la manutention. Si vous disposez déjà d’un classement, indiquez-le : nous le reprenons dans l’inventaire pour que vos repères habituels restent valables.

Puis-je ajouter des cartons au fil du temps ?

Oui. L’archivage n’est pas un dépôt figé : vous ajoutez de nouveaux cartons à chaque fin d’exercice et vous récupérez définitivement ceux dont la durée de conservation est écoulée. Votre volume, et donc votre facturation, suit ces mouvements.

Qui peut accéder à mes archives ?

Seules les équipes Storely, dans le cadre des opérations que vous demandez. Les dépôts sont fermés et à accès contrôlé, et vos cartons ne sont consultables par aucun autre client. Nous n’ouvrons pas vos cartons : nous les référençons à l’unité, sur la base de ce que vous nous indiquez.

Autres besoins de stockage

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Être rappelé

Laissez votre numéro : un conseiller Storely vous rappelle sous 24 h ouvrées.

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