Préparer son déménagement de bureau : Guide complet pour une transition réussie

FAQ – Que faut-il savoir pour bien préparer son déménagement de bureau ?

1. Quand faut-il commencer à préparer un déménagement de bureau ?

Idéalement, entre 3 et 12 mois avant la date prévue, selon la taille de l’entreprise.

2. Comment anticiper la logistique de mon déménagement de bureau ?

Storely s’occupe de tout pour vous : dresser un listing précis du matériel et mobilier concerné, anticiper les opérations de conditionnement et de protection des objets, identifier les contraintes d’accès et de stationnement.

3. Quels sont les coûts cachés d’un déménagement de bureau ?

Les plus récurrent sont les suivants : les frais liés à l’interruption d’activité, les coûts de stockage temporaire et les dépenses imprévues d’aménagement.

4. Comment choisir une entreprise de déménagement de bureaux fiable ?

Comparer plusieurs devis, vérifier les assurances et s’assurer de leur expérience dans le transfert d’entreprises. Storely fait tout cela pour vous grâce à son réseau de prestataire trié sur le volet !

5. Est-il nécessaire de travailler avec un architecte ou un space planner ?

Pas obligatoire, mais vivement recommandé pour optimiser les surfaces et créer un environnement de travail adapté.

6. Quels documents administratifs doivent être mis à jour après un déménagement ?

L’adresse sur le registre du commerce, les factures, les contrats, le site web, la carte de visite et les signatures mail.

Pourquoi un déménagement de bureau est une étape stratégique pour l’entreprise ?

Un déménagement de bureau est une étape stratégique qui peut influencer la productivité, la culture d’entreprise et même l’image de marque.

Les enjeux organisationnels et humains

Changer de lieu de travail bouleverse les habitudes. Les collaborateurs doivent s’adapter à de nouveaux espaces, parfois à de nouveaux trajets. Si la transition est mal organisée, cela peut générer du stress et nuire à la motivation. À l’inverse, un projet bien piloté favorise l’engagement des équipes et peut devenir un levier de cohésion.

Les avantages d’un nouvel espace de travail

Un nouveau bureau permet souvent d’optimiser l’agencement, d’intégrer de nouvelles technologies et d’offrir un environnement plus confortable. Cela peut renforcer l’attractivité de l’entreprise auprès des talents et améliorer l’expérience des clients qui visitent vos locaux.

Quelles sont les étapes clefs pour réussir son déménagement de bureau ?

Storely vous accompagne dans le choix des partenaires (déménageurs, stockistes) mais réussir un déménagement de bureau demande aussi de la méthode et de l’anticipation. Voici les principales étapes à suivre.

Définir un calendrier réaliste

Idéalement, la préparation doit commencer 6 à 12 mois à l’avance selon la taille de l’entreprise. Ce planning doit inclure :

• la date de départ et d’installation,

• les délais de résiliation du bail,

• les interventions techniques (internet, électricité),

• la communication aux équipes et partenaires.

Établir un budget détaillé

Un déménagement professionnel représente un investissement. Le budget doit intégrer :

• les frais de déménagement,

• l’aménagement du nouveau bureau,

• l’achat de nouveaux équipements,

• les éventuels coûts annexes (interruption d’activité, stockage temporaire).

Choisir un chef de projet déménagement

Nommer un responsable interne est indispensable. Ce chef de projet coordonne les prestataires, gère la communication avec les équipes et veille au respect des délais et du budget.

Comment anticiper les besoins logistiques et matériels ?

Storely vous accompagne sur la planification logistique liée à votre déménagement : création de listing du mobilier concerné, visite avec des déménageurs sélectionnés pour votre besoin et chiffrage des prestations.

Inventorier le mobilier et les équipements à déménager

Dresser un inventaire précis permet de décider ce qui sera transféré, vendu, donné ou recyclé. C’est aussi le bon moment pour renouveler certains équipements.

Storely peut vous faire un inventaire gratuit et complet de votre marchandise

Planifier le transfert informatique et téléphonique

Les systèmes informatiques et réseaux doivent être installés rapidement dans les nouveaux locaux pour éviter une interruption d’activité. Il est conseillé de travailler avec un prestataire spécialisé dans le transfert IT.

Prévoir le stockage et l’archivage

Les archives, souvent volumineuses, doivent être triées. Certaines peuvent être numérisées, d’autres peuvent être stockées.

Comment choisir les bons prestataires pour mon déménagement ?

Storely met à votre disposition son réseau de partenaires triés sur le volet et vous aide à choisir un prestataire correspondant à votre besoin et au bon prix.

Les critères de sélection d’une société de déménagement de bureaux

Avant de signer un contrat, il est essentiel de comparer plusieurs devis et de vérifier :

• L’expérience de l’entreprise dans le déménagement professionnel,

• La couverture d’assurance proposée,

• La capacité à gérer des équipements sensibles (informatique, matériel technique).

Certaines sociétés offrent également un accompagnement complet incluant emballage, démontage, transport et réinstallation.

Collaborer avec des architectes et space planners

Un nouvel espace de travail est une opportunité de repenser l’aménagement. Les architectes d’intérieur et space planners peuvent aider à optimiser les surfaces, favoriser la circulation et créer un environnement adapté aux besoins réels de l’entreprise.

Comment s’assurer d’une communication interne et externe lors du déménagement ?

Un déménagement réussi passe par une communication claire et transparente.

Informer les salariés et les impliquer

Les collaborateurs doivent être informés le plus tôt possible. Organiser des réunions d’information, partager des visuels du futur espace ou créer une FAQ interne aide à réduire les inquiétudes. Impliquer les équipes dans le choix du mobilier ou dans l’organisation des espaces de travail renforce leur adhésion.

Prévenir les clients, fournisseurs et partenaires

Les partenaires externes doivent également être avertis à l’avance. Mettre à jour les adresses sur les documents officiels, le site internet, les réseaux sociaux et la signature des e-mails est indispensable pour éviter toute confusion.

Check-list pratique pour préparer son déménagement de bureau

Une check-list claire permet de ne rien oublier et d’avancer sereinement.

Les indispensables à ne pas oublier

• Notifier le bailleur et respecter les délais de préavis.

• Réaliser un inventaire complet du mobilier et du matériel.

• Sécuriser le transfert informatique et des données sensibles.

• Mettre à jour l’adresse auprès des administrations et banques.

• Planifier le jour J avec un planning détaillé.

Phase 1 : Préparation en amont (6 à 3 mois avant)

Définir le projet

• Fixer une date cible et un rétroplanning.

• Nommer un chef de projet interne / comité de pilotage.

• Établir un budget détaillé (déménageurs, aménagement, câblage, mobilier, communication, imprévus).

Aspects administratifs et légaux

• Vérifier le bail actuel (préavis, état des lieux, restitution des locaux).

• Négocier et signer le nouveau bail.

• Assurer les locaux actuels et futurs (assurances multirisques, RC).

• Déclarer le futur siège social (statuts, greffe, banques, etc.).

Planification des espaces

• Réaliser un plan d’implantation (open space, bureaux fermés, salles de réunion, espaces de vie).

• Identifier les besoins en mobilier (réutilisation, revente, achat).

• Prévoir la gestion des archives et du mobilier excédentaire (stockage, destruction, recyclage).

Phase 2 : Organisation technique et IT (3 à 1 mois avant)

Infrastructure & IT

• Vérifier la connectivité (fibre, réseau, opérateurs).

• Prévoir le câblage informatique et électrique.

• Anticiper le déménagement des serveurs et équipements sensibles.

• Sauvegarder toutes les données critiques avant transfert.

Matériel et logistique

• Commander cartons, étiquettes, bacs plastiques réutilisables.

• Attribuer un code / couleur par service ou par poste pour l’étiquetage.

• Définir le tri : à conserver, à stocker, à recycler.

Phase 3 : Communication interne et externe (2 mois avant)

Communication interne

• Informer les équipes du planning et du rôle de chacun.

• Donner des instructions de préparation (tri, emballage perso).

• Prévoir une visite des futurs locaux pour favoriser l’adhésion.

Communication externe

• Prévenir clients, partenaires, fournisseurs (nouvelle adresse).

• Mettre à jour la signature mail, site web, annuaires en ligne.

• Prévenir La Poste pour la réexpédition.

Phase 4 : Le jour J (ou les jours J)

Déménagement

• Superviser l’équipe de déménageurs (chef de projet présent sur site).

• Vérifier que chaque carton / poste est identifié correctement.

• Organiser le transfert des équipements sensibles en premier (IT).

• Prévoir un kit de survie : café, eau, matériel de nettoyage, trousses à outils, clés.

Coordination IT

• Vérifier immédiatement le fonctionnement internet/téléphonie.

• S’assurer que chaque poste est opérationnel (PC, écrans, téléphones).

Phase 5 : Installation et suivi (après installation)

Aménagement

• Positionner le mobilier et vérifier la conformité avec le plan.

• Installer signalétique interne (salles, bureaux, issues de secours).

• Mettre en place les espaces de vie (cafétéria, salles de pause).

Contrôles

• Vérifier état des lieux des anciens locaux (pour restitution).

• Contrôler la conformité sécurité incendie et accessibilité.

• Tester tout le matériel IT et téléphonique.

Communication finale

• Annoncer officiellement l’emménagement sur LinkedIn, newsletters, réseaux sociaux.

• Envoyer la nouvelle adresse aux administrations (URSSAF, impôts, INSEE, banques).

Les erreurs fréquentes à éviter

• Sous-estimer le budget global.

• Négliger la communication interne.

• Reporter le tri des archives et dossiers.

• Oublier d’anticiper les délais pour les connexions internet et téléphonie.

Étude de cas : Exemple d’une PME ayant réussi son déménagement

Une PME parisienne spécialisée dans le marketing digital a récemment déménagé ses 50 collaborateurs. En préparant le projet 3 mois à l’avance, en désignant un chef de projet interne et en travaillant avec une société de déménagement spécialisée, elle a pu réduire au minimum l’interruption de son activité. Résultat : une meilleure organisation des équipes, un gain de productivité et une image renforcée auprès de ses clients.

Comment transformer un déménagement en opportunité stratégique ?

Préparer son déménagement de bureau demande de l’organisation, de l’anticipation et une communication efficace. Storely vous accompagne pour vous permettre de transformer cette étape en opportunité de repenser ses espaces, d’améliorer le confort des salariés et de renforcer l’image de l’entreprise.

En suivant un plan structuré et en s’entourant des bons prestataires, Storely vous assure que le passage vers de nouveaux bureaux soit le plus fluide possible.